Personuppgifter

Behandling av personuppgifter inom Medis – GDPR 

Medborgarinstitutet i Mariehamn värnar om dina personuppgifter. Ett kalenderår efter att du avslutat din senaste kurs hos oss anonymiseras i regel dina personuppgifter. Om du är anmäld till framtida kurser behåller vi dina uppgifter i vårt kursbokningssystem, likaså om du har öppna fakturor. Du kan själv ändra dina uppgifter i vårt kursbokningssystem eller kontakta Medis om du vill anonymisera dina uppgifter tidigare, exempelvis efter att du avslutat din senaste kurs hos oss. 
Medborgarinstitutet i Mariehamn behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679. Dessa regler kallas för dataskyddsförordningen, och är mera kända under den engelska förkortningen GDPR. Du hittar mer information om hur vi följer dataskyddsförordningen på www.mariehamn.ax/register 

Medborgarinstitutet i Mariehamn är ansvarig för all behandling av personuppgifter inom dess verksamhet. I denna datasäkerhetspolicy hittar du information om hur personuppgifter, som samlats in används. 
Vad gör Medis med personuppgifter? 
Medborgarinstitutet i Mariehamn behandlar personuppgifter för att uppfylla vårt myndighetsansvar, dvs. att tillhandahålla tjänster för våra kommuninvånare, men även samverka med samhället. Vi gör det också för att granska och utveckla vår verksamhet och för att följa finsk och åländsk lagstiftning. 
All behandling av personuppgifter inom Medis sker för att i något led främja dessa ändamål. Behandlingen måste även ha rättslig grund. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet ska behandlas. 
Vilka personuppgifter samlar Medis in? 
Vid Medis finns det olika anledningar till att vi behandlar dina personuppgifter. Den vanligaste anledningen är att du är en kommuninvånare som anlitar våra tjänster. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att du är anställd av oss eller om du kontaktar oss för förfrågningar eller deltar i kurser och evenemang som vi ordnar. 
Mycket av denna information samlar vi in direkt från dig. I vissa fall samlar vi även in uppgifter från andra källor, exempelvis Ams, Magistraten eller andra myndigheter. 
Vilken information vi behandlar beror på anledningen till att vi behandlar dina personuppgifter, men det kan vara fråga om bland annat följande: 
Kontaktinformation som namn, adress, telefonnummer och e-post.  
Personnummer behandlas när det behövs för att säkert kunna fastställa din identitet eller för att samordna dina uppgifter mellan system för att säkerställa enhetlighet i informationen om dig. 
Bank- och annan ekonomisk information för att betala ut pengar eller fakturera. 
Information vid deltagande i evenemang eller kurser. 
Personuppgifter som behövs vid anställning eller om du söker en tjänst. 
Andra uppgifter som behövs för att vi ska uppfylla vårt uppdrag som myndighet, exempelvis rapportering av statistik. 
 

Hur skyddas dina personuppgifter? 

Medborgarinstitutet i Mariehamn ska se till att behandling av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska vara sådana att de säkerhetsställer en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna ska innefatta konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet samt ett adekvat tekniskt skydd. Det kan exempelvis vara att endast en behörig person har tillgång till uppgifterna, att uppgifterna krypteras, att de lagras i särskilt skyddade utrymmen och att kopia på behandlingen tas. 
Vem kan komma att ta del av dina personuppgifter? 
För att fullgöra våra uppgifter kan dina uppgifter lämnas ut till Medborgarinstitutet i Mariehamns samarbetspartners eller till andra parter som behöver ta del av dem, på grund av en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller på grund av en rättslig förpliktelse som Medis har. 
En uppgift av allmänt intresse är en uppgift som Medis måste uppfylla enligt lag eller beslut med stöd i lag, men som inte direkt ingår i stadens myndighetsuppgifter. 
Vid överföring till annan part vidtar Medborgarinstitutet alla rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som kan krävas för att skydda dina personuppgifter. Medborgarinstitutet i Mariehamn överlämnar inte personuppgifter till andra parter utan rättsligt stöd. 

Hur länge sparar Medis personuppgifter? 

Vi sparar dina personuppgifter endast så länge som ändamålet med behandlingen kräver, eller så länge som det krävs enligt lag. För att uppfylla vår skyldighet i enlighet med t.ex. arkivlagen kan detta innebära att vissa uppgifter sparas varaktigt. Övriga uppgifter anonymiserar vi inom ett kalenderår efter senast avslutade kurs, så vida du inte har öppna fakturor eller är anmäld till en framtida kurs. 

Data till tredje land 

Medborgarinstitutet i Mariehamn överför inte uppgifter till tredje land om inte detta är absolut nödvändigt för att uppfylla ett myndighetsuppdrag. Om det skulle bli aktuellt kommer du att bli informerad om detta.